Guía para Crear y Liquidar una Cooperativa

En un mundo que busca modelos económicos más justos, sostenibles y centrados en las personas, las cooperativas emergen como una poderosa alternativa. Lejos de ser meras entidades para solicitar créditos o adquirir bienes, representan una filosofía de trabajo basada en la solidaridad y el beneficio mutuo. Este modelo asociativo permite a un grupo de personas satisfacer necesidades económicas, sociales y culturales comunes a través de una empresa de propiedad conjunta y control democrático. A continuación, exploraremos en profundidad el camino para constituir una de estas organizaciones, así como los pasos a seguir en caso de que sea necesario su cierre, demostrando que el poder colectivo puede transformar realidades.

¿Qué es una Cooperativa y por qué es un Modelo Relevante?

Una cooperativa es una asociación autónoma de personas que se han unido voluntariamente para hacer frente a sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes por medio de una empresa de propiedad conjunta y democráticamente controlada. La principal diferencia con una empresa tradicional radica en su propósito: mientras una empresa capitalista busca maximizar el beneficio para sus accionistas, una cooperativa busca maximizar el valor y el servicio para sus miembros o asociados, quienes son a la vez dueños y, a menudo, usuarios o trabajadores de la misma. Este enfoque fomenta la resiliencia económica local, promueve la equidad y fortalece el tejido social de una comunidad.

Pasos Fundamentales para Constituir una Cooperativa

El proceso de creación de una cooperativa es un viaje estructurado que requiere planificación, compromiso y el cumplimiento de una serie de etapas legales y organizativas. Aunque los detalles pueden variar según la legislación de cada país, el proceso general se puede dividir en cinco fases clave.

Fase 1: Los Cimientos del Proyecto - Requisitos Previos

Antes de cualquier trámite, es fundamental sentar las bases del proyecto. Esto implica:

• Reunir al grupo fundador: Generalmente, se requiere un número mínimo de personas para iniciar. Como referencia, en jurisdicciones como la colombiana, se necesitan al menos 20 asociados. Este grupo debe compartir una necesidad o un objetivo común que la cooperativa buscará resolver.
• Nombrar un comité organizador: Este pequeño grupo se encargará de liderar las tareas iniciales, como investigar el mercado, redactar los primeros borradores de los documentos y coordinar al resto de los fundadores.
• Capacitación en cooperativismo: Este es un paso crucial y a menudo obligatorio. Todos los futuros asociados deben recibir una formación básica sobre economía solidaria. Según Francy Hurtado, directora jurídica de la Asociación Colombiana de Cooperativas (Ascoop), en este curso “van a aprender y socializar todo lo que tiene que ver con el funcionamiento de una cooperativa, su estructura organizacional, su régimen económico, su tema disciplinario y sus estamentos internos”. Esta formación asegura que todos los miembros comprendan los principios y valores del cooperativismo y puedan participar activamente en la democracia interna.
• Elaborar los estatutos: Los estatutos son la columna vertebral de la cooperativa; su carta magna. Este documento debe definir, entre otras cosas, el nombre, el domicilio, el objeto social (a qué se dedicará), el régimen de responsabilidad, los derechos y obligaciones de los asociados, la estructura de gobierno, el régimen económico (cómo se manejarán los aportes y los excedentes) y las normas para su disolución y liquidación.

Fase 2: La Asamblea Constituyente - Dando Vida a la Cooperativa

Una vez cumplidos los requisitos previos, se convoca a la asamblea de constitución. Esta es la reunión formal donde la cooperativa nace legalmente. Durante esta asamblea se deben realizar las siguientes acciones:

• Elección de dignatarios de la asamblea: Se elige un presidente para dirigir la reunión y un secretario para levantar el acta.
• Aprobación de los estatutos: El borrador de los estatutos se discute, se ajusta si es necesario y se aprueba por la mayoría de los presentes.
• Nombramiento de los órganos de gobierno: Se eligen los miembros del Consejo de Administración (el órgano ejecutivo), la Junta de Vigilancia (el órgano de control social), el Revisor Fiscal (control financiero y legal) y otros comités que se consideren necesarios.
• Definición de los aportes sociales: Se establece el valor de los aportes que cada asociado deberá realizar para conformar el capital inicial de la cooperativa.
• Elaboración del acta de constitución: Todo lo ocurrido y decidido en la asamblea debe quedar registrado en un acta detallada, que será firmada por el presidente y el secretario. Posteriormente, el Consejo de Administración recién elegido deberá nombrar al representante legal o gerente de la cooperativa.

Fase 3: Formalización y Registro Legal

Con el acta de constitución y los estatutos aprobados, el siguiente paso es darle existencia jurídica a la cooperativa ante las autoridades. Esto generalmente implica el registro en la cámara de comercio o entidad equivalente. Para ello, se suelen requerir documentos como:

• Acta de la asamblea de constitución.
• Copia de los estatutos firmados.
• Cartas de aceptación de los cargos por parte de las personas elegidas.
• Formularios de registro mercantil y tributario.

Fase 4: Control y Supervisión de Legalidad

Las cooperativas, especialmente las que manejan ahorro y crédito o actividades financieras, están sujetas a la vigilancia de superintendencias u organismos de control estatales. Esta supervisión garantiza que la cooperativa opere de acuerdo con la ley, protegiendo los intereses de sus asociados y del público en general. La entidad de control variará según la actividad económica principal de la cooperativa.

Fase 5: Obligaciones Fiscales

El último paso es obtener el registro tributario definitivo (como el RUT en Colombia) ante la autoridad fiscal del país. Esto permite a la cooperativa operar comercialmente, emitir facturas y cumplir con sus obligaciones impositivas. El representante legal es el encargado de realizar este trámite, presentando el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio.

Cooperativa vs. Empresa Tradicional

Para entender mejor la naturaleza de este modelo, es útil compararlo con una empresa mercantil convencional.

El Proceso de Disolución y Liquidación de una Cooperativa

Así como nacen, las cooperativas también pueden llegar a su fin. La disolución es el acto que pone fin a la actividad de la cooperativa, y la liquidación es el proceso posterior para saldar sus deudas y distribuir los activos restantes. Las causas de disolución pueden ser variadas: por voluntad de los asociados, por la imposibilidad de cumplir su objeto social, por una reducción del número de asociados por debajo del mínimo legal, entre otras. El proceso, aunque más sencillo que la creación, debe seguir unos pasos formales:

1. Convocatoria a Asamblea General: El Consejo de Administración debe convocar a todos los asociados a una asamblea general extraordinaria cuyo único objeto sea decidir sobre la disolución de la cooperativa. La convocatoria debe ser clara respecto a la fecha, hora, lugar y el motivo de la reunión.
2. Aprobación de la Disolución: En la asamblea, se exponen los motivos que llevan a proponer la disolución. La decisión debe ser aprobada por una mayoría cualificada, según lo estipulado en los estatutos. Una vez aprobada, la cooperativa entra en estado de liquidación.
3. Nombramiento del Liquidador: La misma asamblea debe nombrar a una o varias personas como liquidadores. A partir de ese momento, los administradores cesan en sus funciones y el liquidador asume la representación legal de la cooperativa para todos los efectos de la liquidación.
4. Proceso de Liquidación: El liquidador tiene la responsabilidad de:
   • Realizar un inventario de todos los activos y pasivos de la cooperativa.
   • Concluir las operaciones pendientes.
   • Vender los activos de la cooperativa.
   • Pagar todas las deudas y obligaciones, primero las laborales, luego las fiscales y finalmente las de otros acreedores.
   • Una vez saldadas todas las deudas, si queda un remanente, este se distribuirá entre los asociados en la forma que indiquen los estatutos.
5. Extinción y Cancelación del Registro: Finalizada la liquidación, el liquidador convoca a una última asamblea para presentar el informe final de su gestión. Aprobado este, se solicita la cancelación del registro de la cooperativa en la cámara de comercio y demás entidades, extinguiendo así su personalidad jurídica.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Se necesita mucho capital para iniciar una cooperativa?

No necesariamente. El capital requerido varía enormemente según el tipo de cooperativa. Una cooperativa de consumo o de trabajo asociado puede requerir una inversión inicial modesta por parte de sus socios. Sin embargo, entidades como las cooperativas de ahorro y crédito sí exigen un capital social mínimo significativo y un estudio de factibilidad riguroso para garantizar su viabilidad y proteger los ahorros de sus miembros. Por ejemplo, Enrique Valderrama, presidente ejecutivo de Fecolfin, destaca que para este tipo de cooperativas se pueden requerir aportes sociales muy elevados.

¿Cuál es la principal diferencia entre una cooperativa y una empresa tradicional?

La diferencia fundamental radica en el control y el propósito. En una cooperativa, el poder de decisión es democrático (un miembro, un voto), y su objetivo principal es el servicio y beneficio para sus miembros. En una empresa tradicional, el poder está ligado al capital invertido, y el objetivo primordial es la rentabilidad para los accionistas. Es un cambio del enfoque en el capital al enfoque en el ser humano y el colectivo.

¿Qué pasa con las ganancias de una cooperativa?

En el mundo cooperativo, las "ganancias" se conocen como "excedentes". A diferencia de una empresa mercantil, estos excedentes no se distribuyen necesariamente como dividendos. Según lo definan los estatutos y la asamblea, pueden ser reinvertidos en la propia cooperativa (para mejorar servicios o infraestructura), destinados a fondos de educación o solidaridad, o distribuidos entre los socios en proporción a las operaciones que cada uno realizó con la cooperativa durante el año (retornos cooperativos).

El modelo cooperativo demuestra que es posible crear empresas prósperas, resilientes y profundamente humanas. Constituir una es un acto de empoderamiento colectivo, y aunque su gestión y eventual liquidación requieren rigor y formalidad, los beneficios sociales y económicos que generan para sus miembros y sus comunidades son invaluables.